اقدامات و مراحل انجام کار قبل از مذاکره :

1- تعیین و تعریف هدف از مذاکره و تحریر برنامه های کاری لازم

2- شناسایی حیطه های کار مذاکره

3- تعیین ترکیب اعضای هیئت مذاکره کننده و مشخص نمودن رهبر یا رئیس آن

4- تعیین حدود و اختیارات و مسئولیت های رئیس هیئت و سایر اعضای آن

5- شناسایی وضعیت طرف مقابل از جمله نقاط ضعف ها،‌نقاط قوت، امکانات،‌ جهت کسب توانمندی بیشتر در مذاکره

6- بررسی دقیق وضعیت خود در شرایط موجود

7- تهیه اسناد و مدارک مثبته ومربوط با موضوعات بحث در مذاکره(انواری رستمی،1382،82)

 

2-2-1-2- شناسایی اهداف :

اولین قدم برای برنامه ریزی هر نوع مذاکره این است که اهداف خود را مشخص کنید. از مذاکره به دنبال چه نتیجه ای هستید ؟ تنها پس از پاسخ دادن به این سؤال اساسی می توانید برای دست یافتن به اهداف خود در جلسه مذاکره برنامه ریزی کنید.

نیاز برای برنامه ریزی : اساس هر فرآیندی نیاز برای برنامه ریزی تجاری،‌برای موفقیت آن حیاتی است. اهداف بایستی برای تمام جنبه های مذاکره تنظیم شوند این بخش حیاتی، برنامه ریزی است که بیشتر موفقیت به آن بستگی دارد.

اهداف بایستی تا جای ممکن واقعی باشند برنامه کار مورد نیاز است که بر مبنای تاکتیکی برای افزایش هر میزان و اثرات آنها بر ملاحظات تجاری و روان شناسی است. عکس العمل طرف دیگر باید به طور دقیق مورد توجه قرار گیرد و پاسخ های ممکن آماده گردد. هر آیتم باید زمان بندی شود و مشارکت طرف دیگر در نظر گرفته شود بسیاری از مذاکرات با شکست روبرو می شوند زیرا افراد وقت شان به پایان می رسد. مدیریت ضعیف زمانی می تواند منجر به سوء تفاهمات و شکست برای حل جزئیات شود.

برنامه ریزی مستلزم زمان، منابع مناسب است مذاکره کننده حرف های اولیه را آماده خواهد کرد. این وظیفه مشکلی است برای مذاکره کنندگان بی تجربه برای درک مکتوب این حرف ها و تمرین کردن و بازگویی آن ممکن است ضروری به نظر نرسد. یک دیالوگ مردد و لرزان،‌امتیاز و اعتماد به نفس را به طرف مقابل می دهد. حرف های اولیه حیاتی است. (اشکرفت،2004 ،230  ) [1]

یک مذاکره کننده ماهر همیشه چک لیستی از تمام اهداف خود تهیه می کند و سپس آن را جهت مقایسه نتایج جلسه با نتایج پیش بینی شده مورد استفاده قرار می دهد. در این صورت هر گونه تغییری در طرح اصلی بر اساس تصمیم گیری آگاهانه انجام می پذیرد و هدف از آن اخذ امتیازاتی از طرف مقابل است. مذاکره کنندگان با تجربه به ندرت بدون برنامه ریزی سخن می گویند و اغلب آنها جزئیات طرح ها و موضوعات بحث را به طور کامل یادداشت می کنند ( فلمینگ[2]، 1379،‌ 14 )

قبل از مذاکره فهرستی از تمام اهداف خود تهیه و آنها را به ترتیب اولویت باید مرتب کرد. سپس در مواردی که برای انجام مذاکره چندان ضروری به نظر نمی رسند را مشخص و بعد به هنگام مصالحه ما می دانیم که در رابطه با کدام یک از اهداف فهرست شده می توانیم امتیاز بدهیم.

این اولویت ها به 3 دسته تقسیم می شوند :

1- آنهایی که ایده آل هستند.

2- آنهایی که نمایانگر یک هدف واقعی هستند

3- آنهایی که باید تحقق پیدا کنند و برای شکست نخوردن در مذاکره ضروری و قطعی است.

 

2-2-1-3- کسب آمادگی:

کسی که خود را از قبل  برای مذاکره آماده می کند،از مزایای بسیاری بهره مند می شود که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • توانایی تحلیل کارا و اثربخش مواضع طرف مقابل
  • توانایی استفاده از روند مناسب در اعطای امتیاز و تحلیل روند مذاکره
  • افزایش احتمال دستیابی به اهداف مذاکره (به دلیل اینکه قبلا برای تعیین آنها زمان مناسب صرف نموده است و می داند دقیقا در پی چیست)
این مطلب رو هم توصیه می کنم بخونین:   پرسش مهر 97 رئیس جمهور  ,بهترین پاسخ به پرسش مهر 98-1397 نوزدهم

آماده سازی باید قبل از شروع مذاکره ونه در طول مذاکره انجام شود. از برخی مذاکره کنندگان می شنویم که می گویند:”در حال حاضر، اطلاعات کافی در اختیار نداریم.  به محض شروع مذاکره خواهیم توانست برای ادامه آن برنامه ریزی کنیم”. پس از شروع مذاکره، فرصتی برای آماده سازی وجود نخواهد داشت.آماده سازی مناسب زمانی صورت می گیرد که خواسته ها، اهداف و منافع خود را قبل از شروع مذاکره، تشخیص داده و زبان مناسب  برای بیان و انتقال آنها به طرف مقابل را نیز جستجو کنیم. همچنین باید آماده شنیدن خواسته ها، اهداف ومنافع طرف مقابل نیز باشیم تا بتوانیم در نهایت به توافقی دست یابیم که رضایت هر دو طرف مذاکره را تامین کند. به ندرت می توان مذاکره ای را موفق اعلام کرد، جز آنکه هر یک از طرفین، حداقل به بخشی از خواسته ها ی خود دست یافته باشند.

یکی از گامهای مهم در فرایند آماده سازی، هدف گذاری بلند نظرانه (اما دست یافتنی)برای مذاکره است. مذاکره کنندگانی که هدفهای بزرگی برای خود انتخاب نمی کنند، احتمال دستیابی به اهدافشان را افزایش می دهند، اما طبیعی است که این دستاوردها، حداکثر منافع آنها را تامین نمی کند. از سوی دیگر، تعیین هدف های بلند پروازانه  ودست یافتنی باعث میشود مذاکره کننده، جلسه را با سرخوردگی و ناراحتی ترک کند.(شعبانعلی،1389، 310)

2-2-1-4- ارزیابی طرف مقابل:

موضوع مذاکره طرف مقابل، که قطعاٌ دارای نقاط قوت و ضعف است، از هر نظر باید بررسی کنید. نقاط ضعف را شناسایی و از این طریق نقاط قوت مذاکره طرف مقابل را سست کنید. پس شناسایی نقاط ضعف طرف مقابل به اندازه ی دانستن نقاط قوت وی اهمیت دارد. به همان ترتیبی که اهداف خود را شناسایی کردید باید سعی کنید که اهداف طرف مقابل را نیز شناسایی کنید.

درک رقیبتان مهم است بنا بر این باید سعی کنید که خودتان را تو ذهنش جا بدهید و ببینید بایدها و مطلوب های او چه هستند. (دنیلز،1998 ،56  ) [3]

برای انجام یک مذاکره موفق، ‌زمینه های بازاریابی بین المللی و فروش، پس از تعیین هدف، حیطه و حدود مطالب مورد بحث باید مشخص گردد از مذاکرات بازاریابی که بین شرکت های بزرگ دنیا صورت می گیرد نه تنها مسایل بازاریابی و فروش بلکه مسائل اقتصاد ملی،‌ اقتصاد جهانی، مهندسی تولید، تأمین مالی طرح های تولیدی، حقوق و الزامات قانونی و… نیز مطرح می شود و بدیهی است که طرح مطالب فوق،‌ گردآوری صحیح و کامل اطلاعات لازم را می طلبد و حضور تیمی از کارشناسان و متخصصین را ضروری می نماید. ( حسینی،‌ 1382،‌30)  

مطالب بیشتر در سایت : ahmadansari.com

2-2-1-5- انتخاب استراتژی:

پس از مشخص کردن هدفهای خود و تجزیه و  تحلیل هدفهای احتمالی طرف مقابل نوبت به تدوین استراتژی می رسد.

استراتژی مفهوم کلی وجامعی است که مذاکره کننده به منظور هدایت مذاکره انتخاب می کنند. استراتژی رانباید با تاکتیک اشتباه گرفت.استراتژی، رویکردی کلی است که در طول مذاکره به کار گرفته می شود.

حال آنکه تاکتیک عبارت است ازبه کار گرفتن عملی خاص، در زمان معین، برای تامین منظور و هدفی محدود(هیندل،  1383 ،52)[4]

طراحی استراتژی مذاکره از اهمیت بسزایی برخوردار است و لازم است مذاکره کننده قبل از شرکت در جلسات مذاکره،آن را مورد توجه قرار دهد. در غیر این صورت،حضور وی در مذاکره حضوری انفعالی و متاثر از اقدامات و برنامه های طرف مقابل خواهد بود وقطعا در این چنین وضعیتی یک مذاکره کننده قدر نخواهد بود به قدر مطلوب از منافع خود دفاع کند(پاکدامن،3،1378)

[1] – Ashcroft

[2] – Fleming

[3] – Daniels

[4] – hindel